PENDAHULUAN

    Praktek laboratorium yang baik pada laboratorium mikrobiologi terdiri dari aktivitas yang bergantung pada beberapa prinsip yaitu teknik aseptik, kontrol media, kontrol galur uji, kontrol peralatan, pencatatan dan evaluasi data yang teratur dan pelatihan staf laboratorium. Karena variabilitas data mikrobiologi, reliabilitas dan reprodusibilitas bergantung pada penggunaan metode yang  diterima dan kepatuhan terhadap praktek laboratorium yang baik.

PERSIAPAN DAN KONTROL KUALITAS MEDIA

Persiapan Media

    Media kultur adalah dasar untuk sebagian besar uji mikrobiologi. Oleh karena itu, pemeliharaan kualitas media merupakan faktor penting untuk keberhasilan laboratorium mikrobiologi. Persiapan media, penyimpanan yang benar, dan uji kontrol kualitas dapat menjamin konsistensi persediaan dari  media berkualitas tinggi.

    Hal ini penting untuk pemilihan media yang benar atau komponen dalam pembuatan media, berdasarkan pada sumber atau referensi yang dapat diterima untuk formula. Formula dan petunjuk persiapan media dari produsen, secara rutin menyertai media kering dan media siap - pakai. Karena perbedaan jenis media mungkin terdapat perbedaan persyaratan persiapan  (misal pemanasan, zat tambahan, dan  pengukuran pH), petunjuk ini penting diikuti untuk menjamin persiapan kualitas media yang dapat diterima. Sertifikat analisis yang menerangkan batas tanggal kadaluarsa dan merekomendasikan kondisi penyimpanan, menyertai media siap-pakai seperti halnya kontrol kualitas organisme yang digunakan dalam  uji fertilitas dan selektivitas media.

    Air adalah pelarut umum untuk media mikrobiologi. Air murni sering digunakan, untuk persiapan media, tetapi dalam kasus tertentu mungkin cukup menggunakan air deionisasi atau air destilasi. Volume air yang digunakan hendaknya dicatat.

    Penyiapan media yang konsisten memerlukan penimbangan yang akurat dari media kering atau unsur utama media. Untuk ramuan media hendaknya digunakan timbangan yang dikalibrasi dengan rentang  penimbangan berat yang sesuai. Hendaknya digunakan wadah penimbangan dan peralatan yang bersih (contoh spatula) untuk mencegah bahan asing yang mungkin mengubah komposisi akhir media dari ramuan awal. Berat komponen hendaknya dicatat.

    Media kering hendaknya dilarutkan dalam air sebelum dibagikan dan sterilisasi. Jika pemanasan dibutuhkan untuk membantu melarutkan media, hendaknya diperhatikan untuk tidak terlalu panas pada semua media kultur, pemanasan tidak terlalu lama  atau terlalu singkat untuk media yang sensitif terhadap panas. Perlengkapan yang digunakan untuk persiapan media hendaknya sesuai dan memungkinkan untuk pengontrolan panas, pengocokan yang konstan dan pencampuran media. Penghitaman warna media (Reaksi tipe Milliard atau pencoklatan nonenzimatik) menunjukkan indikasi umum pemanasan yang berlebih Bila diperlukan penambahan suplemen ke dalam media, maka setelah penambahan suplemen hendaknya dilakukan pencampuran yang memadai.

    Penyiapan media dalam alat  gelas yang kurang dapat menyebabkan masuknya zat penghambat ke  dalam media. Zat penghambat dapat berasal dari residu deterjen saat alat gelas dibersihkan atau dari bahan yang digunakan dalam alat gelas tersebut sebelumnya. Pastikan bahwa proses pembersihan alat gelas telah menghilangkan pengotor dan bahan asing dan kemudian deterjen yang digunakan dibilas dengan air destilasi Lihat Pencucian Peralatan Kaca sebagai petunjuk tambahan.

    Sterilisasi media hendaknya dilakukan dengan parameter yang disediakan oleh produsen atau divalidasi oleh pengguna. Media siap-pakai komersial hendaknya menyediakan dokumentasi metode sterilisasi yang digunakan. Idealnya produsen menyediakan Jaminan Tingkat Sterilitas (JTS) dari media, terhadap indikator biologi yang diakui. Penggunaan otoklaf dengan pemanasan-basah merupakan teknik sterilisasi yang lebih dipilih, kecuali misal jika diperlukan pendidihan, untuk  menghindari kerusakan komponen media yang tidak tahan panas. Sterilisasi dengan penyaringan mungkin juga lebih sesuai untuk beberapa formula.

    Efek metode sterilisasi dan kondisi media hendaknya divalidasi dengan uji sterilitas dan uji fertilitas media. Sebagai tambahan, jika sterilisasi dengan panas-basah, kinerja otoklaf hendaknya divalidasi untuk menjamin ketepatan distribusi panas untuk  beban atau volume  yang dipilih. Secara khusus produsen merekomendasikan penggunaan kinerja otoklaf pada suhu 121ºC selama 15 menit menggunakan otoklaf yang tervalidasi. Kondisi ini diterapkan untuk waktu dan suhu media. Selama susunan beban dalam otoklaf akan mempengaruhi kecepatan pemanasan, maka diperlukan kinerja yang lebih lama untuk beban yang lebih  besar.

    Meskipun demikian waktu untuk sterilisasi akan tergantung pada volume media dan beban otoklaf. Kinerja sterilisasi otoklaf yang lambat untuk meningkatkan suhu mungkin akan menghasilkan pemanasan yang berlebih untuk media. Oleh karena itu validasi kinerja sterilisasi  harus diperhatikan untuk memberi JTS minimal yang dipersyaratkan, keseimbangan kebutuhan media steril terhadap kecenderungan  media mengalami degradasi di bawah kondisi pemanasan yang berlebihan. Penyimpanan media dalam otoklaf setelah siklus pencairan lengkap tidak direkomendasikan setelah pendinginan, karena akan merusak media.  Pemanasan atau kondisi sterilisasi yang tidak cukup akan menghasilkan perbedaan perubahan warna, kurang jernih, perubahan kepadatan atau penyimpangan dari pH rentang yang direkomendasikan oleh produsen.

    pH tiap bets media hendaknya di konfirmasi setelah didinginkan pada suhu ruangan (25°) dengan mengambil sebagian sampel secara aseptik untuk pengujian. Probe pH yang datar direkomendasikan untuk permukaan agar dan probe yang dicelup direkomendasikan untuk cairan. pH media hendaknya dalam kisaran  ± 0,2 dari nilai yang ditunjukkan oleh produsen, kecuali rentang yang lebar dapat diterima oleh metode validasi.

    Media yang telah disiapkan hendaknya diperiksa dengan mengamati lempeng dan tabung media terhadap:

·     Keretakan wadah atau  tutup

·     Pengisian wadah yang tidak mencukupi

·     Dehidrasi yang mengakibatkan retak atau cekungan pada permukaan media padat

·     Hemolisis

·     Penghitaman yang berlebihan atau perubahan warna

·     Pembentukan kristal dan kemungkinan pembekuan

·     Gelembung dengan jumlah yang berlebihan

·     Kontaminasi mikroba

·     Status indikator redoks (jika diperlukan)

·     Pemeriksaan dan pencatatan nomor bets dan tanggal kadaluarsa.

·     Sterilitas media

·     Kebersihan cawan (tutup tidak boleh lengket pada cawan)

Penyimpanan Media

    Perlu diperhitungkan dengan bijaksana  bagaimana produsen atau suplier memindahkan dan menyimpan media sebelum didistribusi sampai ke pengguna akhir. Produsen media hendaknya menggunakan kondisi transportasi dan penyimpanan yang dapat meminimalkan penurunan kelembaban, kontrol suhu, dan menyediakan perlindungan mekanik hingga persiapan media.

    Media hendaknya diberi label dengan bets  atau nomer lot, persiapan, dan tanggal kadaluarsa dan identifikasi media. Media hendaknya disimpan sesuai instruksi produsen. Media buatan sendiri hendaknya disimpan di bawah kondisi yang tervalidasi. Jangan menyimpan media agar  pada atau suhu di bawah 0⁰ karena pembekuan dapat merusak struktur gel. Lindungi penyimpanan media dari paparan cahaya dan suhu yang berlebihan. Sebelum disimpan lama, lempeng agar hendaknya ditempatkan dalam bungkusan atau wadah yang dapat mencegah menurunnya kelembaban.

    Pelelehan kembali media padat dari wadah asli hanya boleh dilakukan sekali untuk menghindari penurunan kualitas media akibat pemanasan berlebihan atau mudah terkontaminasi. Pelelehan media direkomendasikan dilakukan dalam penangas air atau aliran uap air. Penggunaan oven microwave dan lempeng pemanas adalah umum, tapi hendaknya berhati-hati untuk menghindari kerusakan media karena terlalu panas dan untuk menghindari kemungkinan melukai personil laboratorium akibat pecahan gelas dan terbakar. Media agar cair dapat disimpan dalam penangas air yang termonitor pada suhu 45-50^oC tidak lebih dari 8 jam. Hendaknya diperhatikan, saat menuangkan media dari wadah yang terendam dalam tangas air,  untuk mencegah tetesan air, ke dalam media steril. Dianjurkan mengeringkan  bagian luar wadah sebelum menuangkan media.

    Pembuangan media kultur yang digunakan (misal media kadaluarsa) hendaknya mengikuti prosedur keselamatan biohazard setempat.

Uji Kontrol Kualitas

    Sementara media pertumbuhan dapat dipersiapkan di laboratorium dari masing-masing komponennya, banyak laboratorium, untuk kemudahan penggunaan, menggunakan media kering atau media jadi dalam bentuk lempeng atau wadah dari gelas. Produsen media berusaha menstandardisasi bahan baku dari sumber biologi, tapi terus menangani dengan konstan  perbedaan yang tidak dapat dihindari terhadap bahan baku yang berasal dari sumber alam, oleh karena itu variabilitas media dari  lot ke lot,  harus dipertimbangkan. Kinerja media yang disiapkan laboratorium atau oleh produsen sangat bergantung pada persiapannya. Media yang disiapkan secara tidak sesuai, dapat menyebabkan kondisi pertumbuhan atau perolehan kembali mikroba yang tidak memuaskan dan hasil yang tidak sesuai kenyataan.

    Uji kontrol kualitas harus dilakukan pada semua media yang disiapkan. Uji dilakukan secara teratur, untuk media yang dibuat sendiri adalah pH, ??uji fertilitas dan uji stabilitas secara periodik untuk menetapkan tanggal kadaluarsa.

    Bila media mikrobiologi buatan sendiri sudah dipersiapkan dan disterilkan dengan baik menggunakan metode tervalidasi, ?? uji fertilitas mungkin dibatasi untuk tiap lot media kering berikutnya, kecuali jika diinstruksikan lain oleh metode kompendial yang relevan relevan. Jika persiapan media tidak divalidasi, maka setiap bets media harus dilakukan uji fertilitas. Mikroba uji mungkin dapat dipilih dari bab uji kompendial yang tepat, berdasarkan rekomendasi produsen media khusus atau mungkin termasuk isolat mikroba yang mewakili lingkungan.    

    Tanggal kadaluarsa pada media hendaknya mendukung uji fertilitas  menunjukkan bahwa kinerja media masih memenuhi kriteria keberterimaan sampai dengan tanggal kadaluarsa. Panjangnya waktu paruh dari bets media akan bergantung pada stabilitas komposisi dan formulasi di bawah kondisi khusus yang ditetapkan misalnya jenis wadah dan penutupan. 

    Ketika bets media tidak memenuhi persyaratan uji fertilitas, hendaknya mulai diinvestigasi untuk mengidentifikasi penyebabnya.  Investigasi termasuk rencana tindakan perbaikan untuk mencegah masalah terulang kembali. Setiap lot yang tidak sesuai hendaknya tidak digunakan jika penyebab pengalihan atau resolusi perbaikan relatif menunjang tidak adanya pertumbuhan,  tidak dapat ditentukan.

    Beberapa pereaksi yang digunakan untuk tujuan diagnostik dapat untuk membantu mendukung identifikasi mikroba, misalnya pewarna Gram dan pereaksi uji oksidase. Pereaksi tersebut mungkin memiliki sifat yang dapat diuji dengan pengendalian kualitas mirip dengan media mikrobiologi. Pilih mikroorganisme baku dengan kontrol kualitas yang benar, mengikuti petunjuk produsen dan lakukan uji pendahuluan terhadap uji diagnostik untuk sampel yang tidak diketahui.

    Hendaknya ada perhatian khusus pada media yang digunakan dalam studi monitoring lingkungan. Media yang digunakan untuk monitoring lingkungan area kritis hendaknya dibungkus secara rangkap dan kemudian disterilisasi. Jika sterilisasi akhir tidak dilakukan, maka media harus di pre-inkubasi dan 100 % diperiksa sebelum digunakan dalam area kritis. Hal ini akan mencegah kontaminasi dari luar yang dibawa ke dalam lingkungan yang terkendali dan akan mencegah hasil positif palsu. Penambahan ketebalan agar untuk lempeng kontak permukaan hendaknya diverifikasi.

PEMELIHARAAN BIAKAN MIKROBIOLOGI

    Spesimen biologi dapat menjadi standar yang paling sulit untuk ditangani karena kelangsungan hidup dan karakteristiknya bergantung pada penanganan dan penyimpanan yang sesuai. Standardisasi penanganan dan penyimpanan kultur oleh laboratorium pengguna harus dilakukan untuk meminimalkan peluang kontaminasi atau perubahan karakteristik pertumbuhan. Perlakuan yang hati-hati dan konsisten pada biakan persediaan (stock culture) adalah faktor kritis penting untuk konsistensi hasil uji mikrobiologi. Biakan untuk pengujian kompendial hendaknya   berasal dari koleksi biakan nasional. Biakan dapat diperoleh dalam bentuk beku, beku kering, agar miring, atau bentuk siap-pakai. Konfirmasi kemurnian dan identitas biakan hendaknya sudah dilakukan sebelum digunakan dalam pengujian kontrol kualitas. Kultur siap-pakai mungkin memerlukan konfirmasi kemurnian, identitas dan konsentrasi inokulum. Konfirmasi identitas galur mikroba yang biasa digunakan di laboratorium, hendaknya dilakukan pada tingkat analisis genotip (sebagai contoh fingerprint DNA, sekuensing gen 16S rRNA, atau analisis PCR menggunakan probe tervalidasi yang sesuai).   

    Persiapan dan resusitasi biakan seharusnya mengikuti petunjuk pemasok atau metode yang dibuat dan telah divalidasi. Teknik Lot Benih direkomendasikan untuk penyimpanan biakan persediaan.

    Sampel asli dari koleksi biakan nasional ditumbuhkan  kembali pada media yang sesuai. Biakan persediaan dari pemindahan atau pasase pertama disuspensikan dalam media ’cryoprotective’, kemudian dialikuot ke dalam vial-vial, dan dibekukan pada -30 ⁰ atau lebih rendah sampai digunakan. Jika di simpan pada suhu -70⁰ atau dalam bentuk beku kering, galur mikroba mungkin dapat disimpan pada waktu yang tidak terbatas. Persediaan beku ini kemudian dapat digunakan untuk inokulasi bulanan atau mingguan dan pembuatan biakan kerja (working culture). Sekali biakan persediaan beku dibuka,  suspensi sel yang tidak digunakan setelah pembiakan suspensi kerja, jangan dibekukan kembali. Bagian yang tidak terpakai harus dibuang untuk meminimalkan resiko penurunan  viabilitas dan kontaminasi persediaan.

    Jumlah pemindahan  biakan kerja kontrol harus diikuti untuk mencegah subkultur yang berlebihan yang dapat meningkatkan resiko perubahan fenotip biakan. Satu ’pasase’ didefinisikan sebagai pemindahan mikroba dari biakan hidup ke media segar dengan pertumbuhan mikroorganisme. Setiap bentuk subkultur dianggap sebagai satu pasase/ pemindahan.

PEMELIHARAAN PERALATAN LABORATORIUM

    Sebagian besar peralatan laboratorium (seperti inkubator, tangas air dan otoklaf) menjadi pokok praktek validasi baku untuk kualifikasi alat, kualifikasi operasional dan kualifikasi kinerja. Biasanya diperlukan tambahan kalibrasi secara periodik (umumnya setiap tahun). Peralatan baru yang kritikal untuk pengoperasian laboratorium, hendaknya dikualifikasi menurut protokol yang disetujui oleh unit jaminan mutu.

    Alat (pH meter dan spektrofotometer) yang digunakan di laboratorium mikrobiologi hendaknya di kalibrasi dengan jadwal teratur dan diuji untuk verifikasi kinerja secara rutin. Frekuensi kalibrasi dan verifikasi kinerja akan bervariasi bergantung pada tipe alat dan pentingnya peralatan untuk kelangsungan data di laboratorium.

LAY - OUT DAN PENGOPERASIAN

LABORATORIUM

    Lay-out dan rancangan laboratorium hendaknya disesuaikan dengan persyaratan praktek mikrobiologi yang baik dan keamanan laboratorium. Hal penting bahwa kontaminasi silang terhadap biakan mikroba sedapat mungkin diminimalkan dan juga penting bahwa sampel mikrobiologi di tangani dalam suatu lingkungan yang membuat pencemaran sangat tidak dimungkinkan.

    Secara umum laboratorium hendaknya dibagi menjadi area bersih atau aseptik dan area biakan hidup. Area atau lingkungan dimana sampel  produk steril ditangani dan diinkubasi hendaknya dijaga benar-benar bebas dari biakan hidup. Jika pemisahan area hidup dan bersih tidak dapat dicapai, maka hendaknya ada penghalang lain dan dilakukan praktek  aseptik untuk mengurangi kemungkinan kontaminasi secara tidak sengaja.  Penghalang tersebut termasuk pakaian pelindung, sanitasi, dan prosedur disinfeksi dan penggunaan biological safety cabinet (BSC) yang dirancang hanya untuk pekerjaan bersih dan aseptik. Prosedur untuk penanganan tumpahan dan kecelakaan dengan biakan hidup harus tersedia, dan semua tenaga teknis yang relevan hendaknya dilatih mengenai metode ini.

    Beberapa sampel yang menunjukkan adanya pertumbuhan mikroba selanjutnya memerlukan analisis laboratorium untuk mengidentifikasi kontaminasi. Bila dideteksi ada pertumbuhan, maka sampel harus segera diambil dari area bersih di laboratorium ke area biakan hidup tanpa penundaan. Subkultur, pewarnaan, identifikasi mikroba, atau investigasi operasional lain harus dilakukan di area biakan hidup dari laboratorium. Jika mungkin tiap sampel yang mengandung pertumbuhan koloni, hendaknya tidak dibuka pada area bersih laboratorium. Pemisahan secara hati-hati terhadap sampel dan bahan-bahan terkontaminasi akan mengurangi hasil positif palsu.

    Staf yang ikut serta dalam aktifitas penanganan sampel hendaknya tidak masuk atau bekerja di area penanganan biakan hidup di laboratorium, kecuali dengan tindakan pencegahan, termasuk memakai baju pelindung, sarung tangan dan melakukan sanitasi tangan pada waktu keluar. Idealnya staf yang bertugas pada kegiatan sampling, terutama yang menunjang proses aseptik, hendaknya tidak bekerja di sekitar area biakan hidup di laboratorium.

    Juga seluruh sampel mikrobiologi hendaknya ditangani menggunakan teknik aseptik, termasuk dalam menunjang produk tidak steril. Jika memungkinkan semua sampel mikrobiologi hendaknya ditangani di bawah kondisi aseptik penuh dalam area sampling khusus.

    Penting untuk dipertimbangkan bahwa selalu ada kemungkinan kontaminasi mikroba pada sampel yang menyebabkan hasil positif palsu, kecuali tindakan pencegahan secara aseptik dilakukan dengan  hati-hati. Fasilitas harus dirancang sehingga bahan baku dan sampling zat tambahan dapat dilakukan dalam kondisi terkontrol termasuk tepat gowning dan pensterilan peralatan sampling yang tepat. Tidak selalu memungkinkan menunjukkan sistem sampling seperti sistem air, sepenuhnya di bawah kondisi aseptik, bagaimanapun jika sampel diambil tidak secara aseptik, reabilitasnya harus dikompromikan.     

  Metode sampling untuk lingkungan hendaknya mempunyai penanganan aseptik minimal untuk peralatan sampling dalam keadaan isi maupun kosong. Bila memungkinkan peralatan sampling disertai media untuk perolehan kembali mikrobiologi pada lingkungan yang menjadi sampel.

    Semua pengujian di laboratorium yang menggunakan prosedur pengujian kritikal, seperti uji sterilitas bentuk sediaan akhir, produk ruahan, kultur benih atau biakan sel yang digunakan dalam produksi biologi, hendaknya dilakukan di bawah kondisi terkendali. Teknologi isolator juga sesuai untuk hal-hal kritis, dalam pengujian mikrobiologi yang steril. Isolator  telah terbukti memiliki tingkat pencemaran lingkungan lebih rendah dari pada ruangan bersih, dan umumnya lebih sedikit menimbulkan hasil positif palsu. Validasi isolator secara tepat merupakan hal penting untuk menjamin baik integritas lingkungan maupun mencegah kemungkinan hasil negatif palsu sebagai akibat dari disinfeksi secara kimia terhadap bahan-bahan yang digunakan dalam isolator. 

PELATIHAN PERSONIL

    Setiap personil yang terlibat dalam pengujian produk farmasi hendaknya memiliki pendidikan, pelatihan, dan pengalaman untuk dapat melakukan pekerjaannya. Tuntutan uji mikrobiologi membutuhkan latar belakang pendidikan staf, penyelia, dan manajer di bidang mikrobiologi atau yang berhubungan dengan ilmu biologi. Mereka hendaknya mampu bertanggungjawab, dan memelihara keterampilan serta  pengalaman mereka.

    Prosedur pengoperasian dengan  sistem koheren  dibutuhkan untuk menjalankan laboratorium mikrobiologi. Prosedur ini dapat membantu dua tujuan dalam program pelatihan. Pertama adalah adanya  Prosedur Operasional Baku (POB) yang menggambarkan metodologi yang harus diikuti seorang mikrobiologis untuk mendapatkan hasil akurat dan reprodusibel sehingga dapat dijadikan dasar pelatihan. Kedua, dengan mengetahui jejak prosedur yang menunjukkan kemahiran mikrobiologis, nomer atau judul prosedur dapat membantu mengidentifikasi pelatihan spesifik apa yang telah diterima mikrobiologis untuk fungsi pekerjaannya.

    Program pelatihan hendaknya ditetapkan  bagi setiap anggota staf laboratorium secara spesifik untuk fungsi pekerjaannya. Mereka hendaknya tidak  melakukan uji mikrobiologi secara bebas sebelum dinyatakan memiliki kualifikasi untuk menjalankan uji  tersebut. Catatan dan pendokumentasian pelatihan mikrobiologis hendaknya dimutakhirkan dalam revisi  POB khusus.

    Penilaian kinerja secara berkala adalah modal yang baik dalam kualitas data. Uji kinerja ini harus dapat memberikan bukti kompetensi dalam kegiatan inti laboratorium mikrobiologi seperti kebersihan, pembuatan lempeng, teknik aseptik, dokumentasi, dan lainya seperti yang disarankan oleh fungsi dari  pekerjaan mikrobiologis.

    Mikrobiologis dengan tanggung jawab pengawasan atau manajerial harus memiliki pendidikan yang sesuai dan pelatihan in-house dalam keterampilan pengawasan, keamanan laboratorium, penjadwalan, investigasi laboratorium, teknik penulisan laporan, POB yang relevan, dan aspek penting lain dari pengelolaan laboratorium seperti yang disarankan dalam peran mereka untuk menjalankan fungsi laboratorium.

DOKUMENTASI

    Dokumentasi harus cukup menggambarkan bahwa uji dilakukan di laboratorium dan dengan metode terkendali. Hal ini mencakup, namun tidak terbatas pada dokumentasi berikut:

·        Pelatihan mikrobiologi dan verifikasi keahlian.

·        Validasi peralatan, kalibrasi, dan perawatan.

·        Kinerja peralatan selama pengujian (contoh catatan bagan 24 jam / 7 hari)

·        Penyiapan media, pemeriksaan sterilitas dan uji fertilitas dan selektivitas.

·        Inventarisasi dan pengujian kontrol media

·        Komponen penting dari pengujian yang dilakukan dalam prosedur khusus.

·        Data dan verifikasi perhitungan. 

·        Laporan yang diperiksa oleh unit jaminan mutu  atau manager yang bertanggung jawab.

·        Investigasi data yang menyimpang (jika diperlukan).

PEMELIHARAAN CATATAN LABORATORIUM

    Pencatatan data dan studi yang tepat sangat penting bagi keberhasilan laboratorium mikrobiologi.  Prinsip utama adalah bahwa pengujian harus dilakukan seperti yang tertulis dalam POB, POB hendaknya ditulis untuk mencerminkan bagaimana pengujian dilakukan yang sebenarnya dan buku catatan laboratorium harus memuat  catatan semua hal penting secara rinci yang diperlukan untuk memastikan integritas data. Laporan tertulis laboratorium minimal mencakup hal berikut :

·        tanggal

·        bahan yang diuji

·        nama penguji

·        nomor prosedur

·        dokumen hasil uji

·        penyimpangan (jika ada)

·        parameter terdokumen (peralatan, mikroba biakan persediaan dan media yang digunakan)

·        tanda tangan manajemen / pemeriksa kedua

    Setiap bagian kritikal dari peralatan, harus dicatat di dalam laporan tertulis dan semua peralatan harus dikalibrasi dengan jadwal terdokumentasi dalam POB dan catatan pemeliharaan. Bila diperlukan hendaknya tersedia logbook atau formulir yang mendukung buku catatan laboratorium. Suhu peralatan (penangas air, inkubator, otoklaf) harus dicatat dan mampu telusur.

     Pengaturan POB dan revisi hendaknya dicatat secara jelas dalam laporan tertulis Perubahan dalam data harus dicoret dengan garis tunggal dan diparaf. Data asli tidak boleh dihapus atau ditutupi.

    Hasil pengujian termasuk angka lempeng asli, seharusnya memungkinkan digunakan pemeriksa untuk menghitung kembali perolehan hasil uji akhir. Metode untuk analisis data harus disebutkan rinci dalam POB.

    Semua catatan laboratorium harus diarsipkan dan dilindungi terhadap risiko bencana. Catatan penyimpanan yang formal dan program pengambilannya harus berada pada tempatnya.

INTERPRETASI HASIL PENGUJIAN

    Hasil pengujian mikrobiologi analitik dapat sulit diinterpretasikan untuk beberapa alasan penting : (1) Mikroba ada dimana-mana di alam dan umumnya pencemar lingkungan, terutama organisme yang berhubungan dengan manusia mendominasi berbagai jenis analisis mikrobiologi; (2) Analis berpotensi untuk mengkontaminasi selama penanganan sampel atau proses di laboratorium; (3) Mikroba tidak mungkin tersebar merata dalam sampel atau lingkungan dan (4) Pengujian mikrobiologi menjadi sasaran hasil yang sangat bervariasi. Oleh karena itu perbedaan kecil dari hasil yang diinginkan mungkin tidak akan bermakna.

    Karena karekteristik analisis mikrobiologi tersebut, studi laboratorium harus dilakukan dengan hati-hati untuk menghindari kontaminasi dari luar seperti diskusi sebelumnya pada bab ini. Sama pentingnya, hasil harus diinterpretasikan dari pertimbangan perspektif mikrobiologi yang luas, tidak hanya dugaan kontaminan alami, tetapi kemungkinan adalah organisme yang bertahan hidup dalam komposisi produk farmasi, zat tambahan atau lingkungan pengujian. Sebagai tambahan, karakteristik pertumbuhan mikroba hendaknya dipertimbangkan (khususnya untuk pertanyaan tentang pertumbuhan jamur filamentous dalam media cair).

    Ketika hasil yang diamati tidak sesuai dengan monografi kompendial, atau target kuantitatif yang diinginkan, maka diperlukan investigasi untuk menemukannya. Ada dua alasan jelas untuk pengamatan kontaminasi mikroba yang tidak memenuhi target atau persyaratan : 1). Mungkin ada kesalahan laboratorium atau kondisi lingkungan laboratorium yang mengakibatkan hasil yang tidak valid, atau produk mengandung kontaminasi atau jenis kontaminan spesifik di luar tingkat atau batas  yang ditetapkan atau terbatas. Dalam kasus ini, manajemen laboratorium dan pada kebanyakan kasus, manajemen umum harus segera diberitahu.

    Evaluasi secara lengkap dan komprehensif tentang situasi di sekitar hasil, hendaknya dilakukan. Semua kondisi mikrobiologi atau faktor yang dapat mempengaruhi kondisi yang diamati harus benar-benar dipertimbangkan, termasuk besarnya penyimpangan dibandingkan dengan batas atau tingkat yang telah ditetapkan. Hal ini sangat penting untuk diketahui apakah temuan bermakna secara statistik mengingat variabilitas pengujian.

    Lingkungan laboratorium, kondisi perlindungan di tempat sampling,  riwayat temuan mengenai bahan yang diuji, dan sifat alami bahan, terutama yang berkaitan dengan kelangsungan hidup atau proliferasi mikroba yang berhubungan dengan materi, hendaknya dipertimbangkan dalam investigasi. Sebagai tambahan, wawancara dengan analis laboratorium mungkin dapat memberikan informasi  sehubungan dengan pelaksanaan pengujian yang sebenarnya akan berguna dalam menentukan realibilitas hasil dan tindakan program pelatihan yang tepat. Jika kegiatan  laboratorium teridentifikasi sebagai penyebab hasil uji tidak sesuai, maka harus dilakukan rencana tindakan perbaikan untuk menyelesaikan masalah. Setelah persetujuan dan pelaksanaan rencana tindakan perbaikan, situasi hendaknya dipantau secara hati-hati dan ditentukan tindakan perbaikan yang memadai.

    Jika hasil pengujian tidak valid berdasarkan pada temuan kesalahan yang timbul, tindakan perbaikan harus didokumentasikan. Laboratorium juga hendaknya telah mempunyai prosedur untuk uji  konfirmasi (uji ulang) dan jika perlu, sampling kembali apabila peraturan khusus dari regulator atau  panduan kompendial tidak mengatur pelaksanaan uji investigasi.